O Método Kanban é utilizado para organização e gestão de tarefas. Originalmente construído usando um Quadro dividido em Colunas onde:
Quadro: Normalmente um quadro branco;
Colunas: Representam o Fluxo de trabalho, onde uma Tarefa é colocada em um cartão e vai passando de uma coluna pra outra a medida que os trabalhos vão sendo executados;
Cartão: Papel onde se escreve a Tarefa;
Tarefa: Atividade a ser executada.
Normalmente se define o Título das Colunas de acordo com o Fluxo de trabalho a ser executado.
Como funciona o Kanban da Mais Chat?
Quadro: É o elemento principal do Kanban e define um assunto, área ou um projeto a ser gerenciado. O sistema permite gerenciar vários quadros.
Lista: Um quadro é composto por várias colunas as quais denominamos de listas. As listas representam o fluxo de trabalho, onde o título da lista identifica o estado que se encontra a atividade. Exemplo de Listas:
A fazer
Em andamento
Em revisão
Concluído
Cartão: O cartão é o local onde se escreve a tarefa a ser executada. No cartão temos o atributo de prioridade, podendo ser baixa, média, alta ou urgente.
Funcionalidades do Kanban da Mais Chat
Flexibilidade para criação de novos Quadros e Listas
Permite organizar e mover os Cartões (Tarefas) entre as Listas de acordo com o fluxo de trabalho
Facilitar a visualização e edição de Tarefas
Priorizar tarefas e estipular prazos
Associar tags a cartões
Registrar ocorrências e ações nas tarefas
Adicionar anexos (doc, pdf, imagem, zip) na tarefa
Gerenciar e acompanhar a execução de tarefas
Distribuir o trabalho para um ou mais integrantes da equipe
Gerenciar uma ou mais equipes de trabalho associando-as por Quadro
Manter histórico de atividades executadas
Como criar um quadro?
Acesse a página "Kanban" através do menu lateral
Clique no botão "+Quadro Kanban"
Preencha um nome e descrição para o quadro
Clique em salvar
Adicionando membros ao quadro
Para associar pessoas a tarefas, é necessário primeiro adicioná-las ao Quadro Kanban em uso. Na prática, isso significa a criação de uma equipe de trabalho vinculada ao quadro específico.
Após serem associadas ao quadro, as pessoas (membros) podem participar e ser designadas como responsáveis por qualquer tarefa dentro dele.
Para adicionar usuários ao quadro, basta clicar no botão "Membros" e em seguida em "Adicionar membro" e adicionar os usuários desejados.
Permissões
A gestão das tarefas segue um sistema de permissões baseado no papel de cada usuário dentro da tarefa:
Criador da Tarefa
Pode criar uma tarefa e definir um responsável por ela.
Pode adicionar membros e participantes à tarefa.
Tem permissão para incluir, editar e remover qualquer ação e/ou anexo das tarefas que criou.
Pode arquivar ou desarquivar as tarefas que criou.
Responsável pela Tarefa
Pode adicionar participantes à tarefa.
Tem permissão para incluir, editar e remover qualquer ação e/ou anexo da tarefa sob sua responsabilidade.
Pode arquivar ou desarquivar as tarefas das quais é responsável.
Participante
Pode incluir, editar e remover suas próprias ações e anexos nas tarefas em que está participando.
Criando listas e cartões
Para criar uma ou mais listas, acesse o painel do quadro desejado e clique no botão "Adicionar Lista". Insira o título da lista e clique em "Adicionar".
Para adicionar cartões as listas, na coluna referente a lista clique em "Adicionar cartão" e preencha os dados desejados referente a tarefa.
Arquivamento de tarefas
O arquivamento de tarefas é um recurso que permite remover tarefas da lista principal sem excluí-las definitivamente. Ele se aplica em duas situações principais:
Descartar Tarefa: Quando uma tarefa não será mais utilizada e precisa ser removida da lista, a opção disponível é arquivá-la. Por motivos técnicos, o sistema não permite a exclusão permanente de tarefas. Assim, ao arquivar uma tarefa, ela desaparece da lista ativa, mas permanece armazenada em um ambiente de arquivamento, funcionando como um "arquivo morto". Tarefas arquivadas podem ser recuperadas integralmente a qualquer momento, caso necessário.
Arquivar Tarefas Concluídas: Para evitar que a lista de tarefas concluídas cresça indefinidamente, é possível arquivar essas tarefas. O arquivamento mantém um histórico das tarefas realizadas, permitindo consultas futuras e possibilitando a recuperação (desarquivamento) quando necessário.
O botão de Arquivar Tarefa só estará visível quando edita-se uma tarefa existente.
Para visualizar tarefas arquivadas clicar no botão "Arquivados" localizado na parte superior direita da página do quadro.
Criando tarefa a partir do Chat
Você poderá criar uma tarefa a partir de uma conversa em andamento, para isso basta acessar a guia "Tarefas / Lembretes" e clicar no botão "Criar tarefa". Preencha os dados referente a tarefa e clique em salvar.
